一、项目概况 （一）采购单位：深圳市福田区人民法院 （二）采购内容： 1.总数822053盒档案托管工作。(盒装档案对袋装档案的数量计算比例为2：1，包括档案的下架排序、系统录入、入库、安全保管、调阅派送、数字化扫描处理、运输、下架撤回、档案还原上架等整个流程的相关服务),提供项目所需的全部档案箱及其他耗材; 2.提供档案调阅派送服务; 3.提供一套库存档案查询系统。 ★（三）预算价：54万元。采用“采一管三”模式，本次采购服务期限1年，托管期限为2026.01.01-2026.12.31。合同到期前考核满意后可续签下一年，最多可续签两次，最长期限不超过36个月。 （四）资金来源：财政性资金100%
二、报价单位资格要求 （一）满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定； （二）本项目不接受联合体参与报价，不接受分包与转包。
三、需求说明 1.基本要求 （1）供应商应有满足国家相关档案管理的资质要求及档案存管业务运营许可，提供满足档案管理要求的库房，存放环境必须具备国家档案局“八防”的要求，配备必要的安全消防设备及其他安防措施，并确保相关设备、系统正常运行及专人负责管理，其中录像监控影像至少保存半年。 （2）供应商需具有严密、清晰的工作方案、工作流程、岗位职责和制度约束。 （3）供应商须具备持续经营能力，提供2024年度财务状况报告或本年度任意6个月的财务状况报告复印件，或银行出具的资信证明材料复印件。 （4）供应商需具备档案外包运营管理、数字化扫描服务及档案整理服务经验。 （5）供应商接收采购人的档案，必须进行除虫、熏蒸等处理后才可以入库保管。 （6）供应商存放采购人档案的库房，必须按有关档案管理的规定定期进行防霉除虫处理、消防安全检查等。 （7）供应商应建立完备的实体档案管理系统，满足日常各项管理要求。 ★（8）供应商需按照采购人单位实际需求，配合进行档案外包项目工作，并需提供上门接收档案，交接及装车运输服务，拟委托保管档案在交接之后的一切责任由供应商承担。 ★（9）供应商需确保档案存放库房所在物业具有自有产权或租期持续稳定，租期5年以上。 （10）供应商需具有后备仓储中心，并提供灾难应急服务，对于不可抗力或突发事件导致采购人档案有遗失、损毁、泄密的危险时，成交单位应在48小时内提供备用的库房、人力以确保档案实体安全，若实际情况无法确保全部档案实体安全，应优先确保永久性档案实体安全。 （11）在非不可抗力的情况下，如成交单位拒绝配合完成入库或因成交单位自身的原因而导致服务响应的延误，则采购人有权终止合作，并由成交单位承担因延误而导致的各项损失。 （12）提供一间不少于20平米的独立办公室供法院工作人员驻库房所在地使用。 ★（13）符合保密工作要求，符合《档案服务外包工作规范》（DA/T 68.1-2020）及其他最新法律法规、行政规章、行业标准及上级要求。
2.耗材要求 ★（1）档案箱材质最低要求：外部为A级牛皮卡纸（250克/平方米. A级），内部为瓦楞牛皮卡纸（180克/平方米. A型瓦楞），纸箱承重须达50公斤或以上，规格不小于长43CM*宽30CM *高30CM，并带有唯一编码的一次性条码。 （2）其他耗材：箱内和密集架须投放和按要求定期更换防霉防虫药物，一次性的锁具和条码须符合有关功能要求。
3.档案入库要求 ★（1）采购人仅提供已装好盒的档案实物，其他登记入库手续需由供应商完成（例如：装箱、封箱、数据信息采集、贴条形码、移交清单及清单电子版等）。 （2）为采购人提供档案日常入库服务 日常入库以半个月为单位进行，每月2次，初定分别为月中和月末，日常入库具体时间根据采购人实际情况确定。 ★（3）供应商需提供档案接收入库、调阅（本地）、下架撤回的装卸和运输服务，且采用密封式车辆装载档案，派专人跟车押运，确保档案安全。
4.提供服务要求 ★（1）档案需采用装箱后，摆放于密集架上架保管。 ★（2）供应商应做好移送委托保管档案过程中核对、下架、装箱、运输、上架存放、采购人库房搬迁后的调整等工作，以及合同到期后、不继续保管时，档案的下架、装箱和撤回采购人库房（含交接清点）或与新一期的服务商交接清点工作，箱具和耗材由采购人根据实际情况决定是否继续使用，并无需另行交纳费用。 （3）供应商每季度提供委托保管档案的数量及保管质量、状况的报告。 （4）供应商需随时提供有关委托保管档案查询利用的次数和委托方提出的常规统计要求。 （5）档案查阅、外借由采购人同意批准后方可进行并办理相关手续。 （6）其他有关档案管理需求产生的服务项目。 （7）档案库区、数字化扫描操作区免费提供实时监控服务（远程视频），免费提供相关数据接口，通过数据专线（采购人自行租用）或其他有效方式连接入采购人院本部或管理员，以便于管理人员实时查看监控画面。 （8）免费提供存放库房环境及数字化扫描操作间全程监控相关数据（每季度一次）。 （9）免费提供条形码电子数据库。
5.保密要求 ★（1）必须保证档案内容与档案载体的安全，供应商在日常管理中应制定各类严密的制度和措施，确保档案存放安全。供应商应与采购人签订相关保密协议，并与员工签订有关档案保密协议、交采购人留底备案。 ★（2）供应商没有采购人的许可不得擅自接触、翻看档案，保密入库需2人同时确认。工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。 （3）供应商在工作中必须与采购人做好档案的安全交接，并有完备记录。 （4）供应商如出现泄密事故、重大质量问题，采购人采取追究供应商经济责任、移送司法机关追究刑事责任、解除合同等措施。在此情况下，供应商不得提出经济补偿等要求。 （5）供应商或第三方物流私自拆封采购人档案箱，或泄露采购人保存物信息，或因保管不当导致文件箱损毁、或箱内文件不能使用、箱内文件损坏、文件箱遗失或灭失，一经发现，成交单位须就相关经济损失进行赔偿，并承担所有法律责任。 （6）档案数字化扫描数据须通过数据专线（采购人自行租用）传输到采购人院本部电子档案管理系统服务器，或使用其他有效存储转移导入相关数据库（该存储设备由供应商无偿提供）。该部分工作完工验收后，供应商不得在自有电脑、扫描仪、打印机、复印机等信息化设备保存数字化加工成果，所有相关存储设备须在完工并验收后一次性移交给采购人，双方做好移交记录。 （7）供应商必须无条件遵守采购人关于保守工作秘密的规定，如有违反，无条件解除服务合同并由供应商自行承担相关法律责任。
6.档案扫描图像质量要求 档案总体扫描图像质量按照《纸质档案数字化技术规范》DA/T31—2005、《广东省纸质档案数字化技术要求》及上级法院、国家档案行政管理部门颁布的有关最新规定等要求，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。 （1）扫描图像的基本要求：扫描影像的顺序与纸质档案保持4个一致，即案卷号与扫描图像挂接的案卷号一致、卷宗封面信息与卷内内容一致、卷内目录页码与卷内材料页码一致、实体案卷与扫描图片顺序排列一致，不可颠倒，不能有漏页和重页，保证电子影像的完整齐全。发现不一致时应进行调整，发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。 （2）所有图像文件必须保证符合正常阅读顺序。不得出现缺页、漏页、顺序混乱和重复扫描现象，所有档案扫描过程中不得损坏原件。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，偏斜度不超过10度和视觉上不感觉偏斜为准，对方向不正确的图像进行旋转还原，图像效果符合正常的阅读习惯。 （3）扫描后的影像要求：扫描后的影像文件要保持字迹清晰、不失真、图像完整、清晰，无影响图片美观的黑边和污点，图像不偏斜或倒置，尽可能保持档案的原文原貌。因操作不当造成图像不完整或无法清晰识别时，应重新进行扫描。 （4）图像的去污。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如档案原文中没有的黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，在不影响文字可读懂的前提下展现档案原貌。 （5）图像拼接和裁边。对大幅面档案采用分区小幅面扫描后，形成的多幅图像，应进行拼接处理，合成为一个完整的图像。拼接后应与档案原件核实，确保拼接无误，保证数字化图像的整体性。为缩小图像文件容量，节省存储空间，扫描的图像应去除图像无内容、多余的边。 （6）图像存储格式。扫描后的影像文件必须以单页JPEG格式存储，严格按照国家档案局、广东省档案局、最高法院及有关规定的档案数字化标准实施。 （7）扫描分辨率。扫描方式为彩色，纸质档案扫描分辨率至少300dpi以上。特殊情况如文字偏小、密集、清晰度差，应适当提高分辨率。
7.档案扫描后整理装订要求 档案整理装订应保证档案材料齐全、纸张规范完整，装订孔不压字、采用三孔一线装订，确保档案和拆卷前一致。
8.库房要求 ★供应商应满足《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关行业标准中关于档案库房建设及管理的相关要求（以上以最新颁布的内容为准），在此基础上，细节要求如下： 序号 | 项目 | 标准 | 1 | 基本要求 | 档案库房建议采用独门独院，采购人档案存放于1楼以上库房。 | 2 | 周边环境 | 1、档案库房周围不得有严重的空气污染源（空气污染指数API大于300），不得与存在消防隐患库房相邻。 2、库房应远离易燃、易爆场所和腐蚀性气源；并尽可能避开临街和临公共场所的位置。 3、库房应选择在交通方便、便于利用、且市政设施比较完备的地段，避免高压电线架空穿过库区。 4、库房应选择在地势较高、排水通畅、空气流通和环境安静的地段。 5、库房选择避免在一楼和顶楼。 如库房为平屋顶，应采取保温、隔热等措施。 | 3 | 门禁要求 | 1、保管档案的库房必须具有严格的门禁制度，要求能够对任何非库房管理人员出入库房的人员姓名、时间、所属单位、事由等数据进行记录。
2、门禁记录至少要保存180天。 | 4 | 库房存放要求 | 库房不得存放与档案及其保护设备无关的物品。严禁存放易燃、易爆、易霉变的物品。 | 5 | 巡检制度要求 | 1、库房应有巡检制度，要求每周对库房的防盗、防火、防潮、防水、防尘、防虫等设施进行至少一次的检查，发现问题，及时处理。 2、要求有巡检记录，该记录至少保存180天。 | 6 | 防护要求 | 防盗 | 1、必须有24小时中央监控系统，监控必须覆盖库房门（门内和门外）、库房天窗、排气口等关键地带。
2、要求监控系统能够满足夜间监控要求，即在夜间也能分辨出监控对象。
3、监控录像至少要保存180天。
4、要求具有防盗警铃系统，能够有效监控到门、窗等的异动。
5、同时有两人以上24小时值班看守。 | 7 | 防火 | 1、需要有烟火监测系统，且要求烟感系统灵敏度满足国家一级标准。 2、需要有通过消防部门认证的消防设施，库房现场没有物体阻拦消防通道。同时提供库房所在场所的消防安全验收合格证明。 3、库区与其他部分的隔墙需采用耐火极限不小于4小时的非燃烧体。 4、库房应采用防火门，且库房所在电源要能单独控制。
5、要求有覆盖全库房的灭火系统，消防喷淋系统或气体消防系统，优先采用高压细水雾灭火系统。
6、要求库房内严禁吸烟，严禁明火，除档案库房必备资产/设备/日常损耗品外，严禁堆放易爆、易燃、易腐物品和非档案物品及个人物品。
7、库房内应在固定位置放置灭火器材，任何人不得随意搬动，并定期检查，及时更新，确保使用安全可靠。 | 8 | 防潮 | 1、要求每个库房有每天的温度、湿度记录，且该记录至少保存180天。
2、每个库房应备有抽湿机，以支持对湿度的控制。 3、相对湿度需要维持在45-60%±5%间，监控记录超过65％时，需要启动抽湿设备。 | 9 | 防水 | 1、库房选址需在当地处于地势较高处。
2、库房地面需高出外地面15厘米以上。
3、各库房需备有排水设备，一旦发生水患，则需启动排水设备。
4、要求每年雨季来临前对库房房顶进行防水排查。 | 10 | 防虫 | 1、库房需要每季投放防虫药物。
2、每个货架单元格内应常备有防虫药剂。 | 11 |
| 恒温恒湿 | 1、库房温度维持在14℃-24℃±2℃之间； 2、库房相对湿度需要维持在45-60%±5%之间； 3、库房需安装温湿度显示器。 | 11 | 门窗要求 | 应做防火门，有密封措施，确保雨水不能通过门、窗渗入库房。 | 12 | 卫生要求 | 需保持库房内整洁，每星期至少清扫1次，确保库区远离鼠患，且有齐全的清扫记录，要求该记录包括清扫时间、清扫人、清扫措施等信息，该记录要求保管180天。 | 13 | 照明管理 | 1、档案库房宜选用LED灯作人工照明光源，照度不超过100勒克斯。 2、档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施。 3、档案在任何情况下均应避免阳光直射。 | 14 | 密集架及装卸 | 1、要求库房内具有专用于存储档案的密集架供本单位使用，在相同的货架内不可装载非档案物品以及库房内不得存放任何危险物品、化学物品以及非法物品。 2、档案装卸时（含物流车的装卸），不得使用易对档案箱形成伤害的装卸器具。 3、所有的档案箱都必须摆放于密集柜上，不能直接摆放在库房地面上。 |
9.档案调阅要求 ★（1）免费提供派送调阅业务档案服务（包括来回派送与收取），必须配备专用车辆、专用档案箱、至少两名专业档案押运人员。 ★（2） 供应商必须满足采购人日常调阅档案的要求。供应商接到采购人的调阅通知后1小时内必须响应需求，并在规定时间内运输至指定地点。普通调阅，一般工作日上午通知，下午16:00前送达（工作日时间为9：00-18：00）；紧急调阅应在收到调阅通知后2小时内完成。供应商因特殊情况在非工作时间提出紧急调阅要求的，供应商应积极配合，及时响应并尽快完成调阅处理。
10.档案下架撤回要求 ★供应商收到采购人通知后，必须在1个月内将档案下架并运至采购人指定的场所，并按采购人要求进行核对清点、装箱、上架。
11.其它要求 （1）建立信息沟通机制，供应商指定专人对差错处理、流程优化、问题报告、解决方式、满意度调查等进行沟通反馈，包括定期通报业务的开展事项，及时通报突发性事件等。建立定期报告与定期分析差错制度，向采购人定期报送业务运营报表，定期分析业务运营状况，并对业务差错和存在的问题认真进行分析总结，提出改进意见与建议。 （2）采购人有权对供应商该项目的操作流程、服务质量、信息安全等方面随时开展审计或检查，供应商必须无条件服从并为采购人的审计或检查提供便利条件。采购人不定期对供应商服务情况实施突击检查，发现问题按照有关管理规定进行处罚，并限期整改。 （3）为保障因供应商过错而造成采购人或者采购人客户损失时的赔付，供应商应向保险公司购买保险。 （4）合同服务期间，如存放采购人档案的库房需要搬迁，须经采购人同意，由此产生的一切费用由供应商承担。 （5）档案存放外包服务从签订合同之日起到正式提供服务的准备时间不超过2周。 （6）供应商应保证其具备合法的营业许可方能签订合同。因供应商营业许可变更问题导致合同不能成立或生效，供应商应承担赔偿责任。 （7）供应商应保证其在合同有效期内持续、有效拥有相应服务营业许可。因供应商营业许可变更而导致采购人实际损失的，供应商应向采购人承担违约责任。 （8）对于供应商未按供应商要求存放档案的，如出现档案受潮、挤压，档案箱破损、遗失等，或发生成交方人员泄露供应商及相关客户信息等，应按双方约定标准由供应商承担经济赔偿责任，并从服务费中扣除，同时供应商承担由此造成的一切经济损失和法律责任。
12.档案遗失、污损的赔偿要求 ★（1）供应商造成档案遗失的，由其负责补办丢失的能证明原档案相关材料的复印件；无法补办的，按1万元／卷（件）赔偿。 ★（2）供应商不遵守工作规则产生档案污损的，先进行修复，并按1000元／页赔偿；无法修复的，按1万元/卷（件）赔偿，每卷（件）赔偿金额最多不超过5万元。 ★（3）未达到防护要求，出现生虫、发霉等情形的，供应商应立即进行应急处置，使库存环境达到防护要求，未达到防护要求期间按1万元／天赔偿。档案出现污损的，先进行修复，并按1000元／页赔偿；无法修复的，按1万元/卷（件）赔偿，每卷（件）赔偿金额最多不超过5万元。 （4）档案遗失、污损的，采购人有权向供应商按照合同要求进行索赔。 以上赔偿费用可直接在当期服务费中扣除。
13.其他事项 ★（1）本项目服务费采用包干制，应包括服务成本、法定税费和企业的利润。由企业根据采购文件所提供的资料自行测算报价；一经成交，报价作为成交单位与采购单位签订的合同结算金额标准，合同期限内不做调整； （2）供应商应根据本企业的成本自行决定报价，但不得以低于其企业成本的报价，有可能影响产品质量或者不能诚信履约的，应当在合理的时间内提供书面说明，必要时提交相关证明材料；供应商不能证明其报价合理性的，作为无效报价处理。 （3）供应商的报价说明是否合理，由采购人判定。 （4）供应商应先到项目地点踏勘以充分了解项目的位置、情况、道路及任何其他足以影响投标报价的情况，任何因忽视或误解项目情况而导致的索赔或服务期限延长申请将不获批准；
四、报名 即日起至2025年12月4日下午18:00接受报名登记，地址：深圳市福田区福民路123号福田法院608 B室。联系人：谢先生：18128823925。报名时须提供如下资料（壹正贰副，加盖单位公章，密封）： （一）报价单位简介、概况、资质证明材料及加盖公章的《供应商基本情况表》（详见附件）（提供营业执照等相关资质材料复印件，原件备查）； （二）报价单位法定代表人证明书或授权委托函原件； （三）报价（不得超过预算金额，否则为无效报价）及方案； （四）关于近三年内在经营活动中无行贿犯罪记录的书面承诺（如发现承诺不实，将按违反诚信原则处理）； （五）其他响应采购需求的材料（带★的内容为报价单位须着重响应的内容，可以承诺书或其他书面材料方式在报价时一并展示，成交后作为合同义务内容）； （六）报价单位认为需要补充说明的内容（如：同类业绩材料、荣誉奖项证明、信用情况等）。
五、相关事宜 （一）本文件所涉及时间一律为北京时间； （二）采购人享有最终解释权； （三）满足三家以上报价，采购人将组织内部评审，评审结果经院长办公会议审议通过后确定成交供应商，并将该结果予以公示（为期三个工作日）； （四）如需现场商洽及疑问请与我们联系，联系人：张耀江，13632803986； （五）违约责任。 经采购结果公示后，若供应商未经采购人书面同意、无故放弃中选供应资格或存在其他违反采购诚信行为的，将列入采购人采购黑名单，今后不予接受任何自行采购供应，同时视情将有关情况报送相关财政部门，由财政部门根据实际情况记入供应商诚信档案。 | 
